Több oldalas számlák feltöltése, előleg, díjbekérők kezelése.

Sokszor merül fel a kérdés az előlegszámlák, díjbekérők, teljesítés igazolások és egyéb dokumentumok kezelésével kapcsolatban. Ebben a bejegyzésben minden fontos információt összeszedtünk. 

Több oldalas számlák 

Több oldalas számlákat (egy fileba szkennelve) nyugodtan fel lehet tölteni a QUiCK-be, ilyenkor azonban az autoscan hatékonysága természetesen romlik főleg a számla tétel adatainak, végösszegének, vagy akár dátum mezőinek felismerésével kapcsolatban. 

Előlegszámlák, díjbekérők, teljesítési igazolások kezelése 

Bár számvitelileg különböző bizonylatokról van szó, mégis a QUiCK szempontjából hasonló problémáról beszélünk, ezért együtt tárgyaljuk őket. Az első és legfontosabb dolog, hogy jelenleg (2020.májusa) a QUiCK nem képes különböző számlabejegyzések vagy dokumentumok között a kapcsolatteremtésre, így ne keress olyan funkciót, mellyel két számlabejegyzést összekapcsolhatsz. 

Van azonban lehetőség arra, hogy ezt a helyzetet megold, amennyiben mindenképpen a számlákkal kapcsolatos egyéb dokumentumokat is kezelni szeretnéd. Ezeket vesszük most sorjába a legkönnyebbtől a legbonyolultabbig:  

Előlegszámlák 

 Az előlegszámla számvitelileg egy olyan számla, melyet akkor bocsát ki szállítód, ha egy szerződéssel kapcsolatban bármilyen fizetést eszközöltél, de az ügylet teljesítés szempontjából még nem zárult le.

Az előlegszámla jellegzetessége, hogy a teljesítés befejezésekor, ehhez egy végszámlát fogsz kapni és a két számla összege együttesen írja le magát a gazdasági eseményt.

Ha a két ügyletet logikailag össze szeretnéd kapcsolni, akkor ehhez a címkék megoldást ajánljuk. A címke tartalmazhatja az ügyletre való hivatkozást, de akár magát azt a tényt is, hogy ez egy olyan számla melyhez majd még végszámlát vársz. A címkézési lehetőségek széles tárházáról ebben a nagyon fontos cikkben számoltunk be. 

Díjbekérő 

A díjbekérő egy olyan dokumentum a QUiCK szempontjából, melyhez utalás társulhat. A díjbekérő kifizetése után jellemzően egy számla érkezik, ezért sokszor igény az, hogy a díjbekérő és a számla egy bejegyzés alatt szerepeljen, úgy, hogy maga az utalás ténye ne tűnjön el.

Ehhez a dokumentumok összekapcsolása lenne a megfelelő eszköz, de ahogy jeleztük erre nincs lehetőség. Hogyan oldd meg mégis ezt a helyzetet? Most megmutatjuk: 

1. Érkeztesd a díjbekérőt, mintha "rendes" számla lenne 
2. Mikor elultaltad, nyugodtan tedd a díjbekérőt utalási csomagba 
3. Mikor megérkezik a végszámla akkor nyisd meg az eredeti számlabejegyzést, (a díjbekérőt), majd jobb oldalon a számlakép résznél töröld a számlaképet és töltsd fel a végszámlát. (itt természetesen már a Te döntésed, hogy csak a végszámlát, vagy a díjbekérő és a végszámlát is tartalmazó összeszkennelt állományt töltöd fel.) 
4. Ilyenkor megkérdezi a rendszer, hogy újrafutassa-e a felismerést, hogy biztosítsa, ne vesszenek el az azok az adatok melyeket már korábban felismert, pontosan az ilyen helyzetekre gondolva. 
5. A számlafeltöltés után, csak átírod jobb oldalt a számlaszámot és már kész is. 

Teljesítési igazolások 

Ha nagyon akkurátus a dokumentum kezelésed, akkor az előző díjbekérő technikával az "összeszkennelt" állományokat szintén felismerés nélkül feltöltheted a redszerbe, tehát manuálisan csatolhatsz a számlához igazolásokat, szerződéseket egyéb anyagokat. Így ha majd később visszatérsz a számlához minden dokumentációd egy helyen lesz. 

+1 jó hír: 

Természetesen nem Te vagy az első, akinek ilyen problémája volt, ezért foglalkozunk a dokumentumok kezelésének kultúráltabb módszereivel, a fejlesztési kéréseket itt tekinteheted meg, sőt adhatsz hozzá Te is saját kérést.